A importância de controlar os gastos na gestão de uma instituição de ensino

Uma boa gestão financeira e o planejamento na hora de movimentar os recursos da sua escola

Por redação Tullli

A importância de controlar os gastos durante a gestão de uma instituição de ensino vem do entendimento de que mesmo se tratando de uma entidade que tem como o principal compromisso passar conhecimento para crianças e jovens de todo país, as escolas não deixam de ser um negócio. As unidades de ensino em sua maioria são compostas por um grande quadro de funcionárias, sendo uma das principais geradoras de empregos do Brasil, com inúmeras contas a pagar e a receber. Ter o total controle dos gastos, organizando despesas e recebíveis, permite ao gestor conseguir manter toda essa engrenagem financeira equilibrada.

A gestão financeira passa pelo planejamento da movimentação dos recursos que giram o fluxo de caixa da instituição de ensino, com o objetivo de manter a eficiência da escola. Esse controle pode ser realizado por meio de sistemas que ajudem o gestor escolar no acompanhamento dos processos administrativos que gerem entrada ou saída de capital dos cofres da unidade escolar.  A importância de controlar os gastos, principalmente nesse período de pandemia do coronavírus é ter a consciência que essa preocupação pode fazer a diferença entre a falência e o sucesso de uma escola. Com a Tullli gestores e gestoras poderão ter acesso a uma ferramenta simples de controle de despesas, gerando relatórios de fácil interpretação.

Como alcançar o equilíbrio nas receitas da sua instituição de ensino?

O controle dos gastos se torna em um dos maiores compromissos para quem exerce a função de gestor no campo da educação. Escolas, sejam instituições da rede pública ou privada necessitam de um rígido controle de capital. Antes de qualquer investimento é preciso que o gestor saiba se todos os compromissos financeiros da instituição para um determinado mês ou ano já foram cumpridos; se os equipamentos necessários para a manutenção da unidade escolar funcionam perfeitamente,se os contratos com os prestadores de serviços já foram pagos, se os funcionários da escola estão com salários em dia. Estas e outras demandas envolvem custos que precisam estar devidamente registrados e de fácil acesso.

Conheça algumas ferramentas que podem auxiliar a sua instituição a manter o controle dos gastos de forma equilibrada:

– Saber realizar o controle financeiro

– O gestor precisa monitorar a situação econômica do país ou estado em que sua escola está localizada

– Ter o total controle das despesas

– Possuir um sistema de cobrança eficiente

– Gerir o fluxo de caixa

– Combater a inadimplência

Como utilizar esses artifícios no meu sistema de gestão escolar?

A verdade é que quando o assunto é um sistema de gestão escolar trabalhando para o controle de gastos de uma instituição de ensino, não existe uma fórmula secreta ou um atalho que possa te levar até o sucesso. Porém, com anos de experiência nós da Tullli podemos observar uma série de processos que se relevaram essenciais para quem deseja administrar uma unidade escolar de maneira economicamente estável, estando menos suscetível as incertezas que o mercado pode apresentar. Por isso reunimos nesse material alguns pontos que se forem aplicados a um bom sistema de gestão escolar vão facilitar e muito a vida de qualquer gestor.

1. Saber realizar o controle financeiro

Muito além daquilo que foi dito no trecho acima, realizar o controle financeiro da sua instituição de ensino é estabelecer para quais áreas serão destinadas os recursos, evitando impactos que possam causar prejuízos ao material pedagógico. Nesse ponto, o planejamento se torna um aliadado fundamental na vida do gestor ou da gestora. De forma assertiva, este profissional deve estar atento para as principais datas de entrada de capital nos cofres da escola, e saber quais setores necessitam de maiores investimento, em busca da valorização do negócio.

Um bom gestor deve desenvolver um orçamento equilibrado, estando atento para os gastos com despesas recorrentes, geralmente ligadas a funcionalidade da escola, compra de equipamentos e realização de serviços ou obras de melhorias. Tudo isso para que não haja surpresas inesperadas no balanço financeiro da instituição de ensino. Por isso,  controlar o fluxo de caixa acaba se tornando uma das principais ferramentas no que se refere ao controle de gastos, dentro da gestão financeira de escolas e outras instituições de ensino. Muito mais do que uma simples administração de valores, essa tarefa exige que o gestor saiba trabalhar de forma consciente as datas de entrada e saída dos recursos da unidade escolar.

2. O gestor precisa monitorar a situação econômica do país ou estado em que sua escola está localizada.

A economia é incerta. Em países em desenvolvimento como o Brasil muitos fatores podem mudar os rumos da atividade econômica nacional. Como citado em parágrafos anteriores, as escolas não fogem dessa preocupação. Nesse caso toda comunidade escolar é diretamente afetada pelo desempenho econômico no contexto geral; proprietários, acionistas, gestores, educadores e pais de alunos. Dentro desse cenário, para manter o controle de gastos de maneira equilibrada é importante estar constantemente atento sobre a necessidade de todos os gastos e adotar soluções inteligentes para problemas que possam aparecer.

Gastos a longo prazo devem ser firamente analisados. É preciso manter um capital de giro seguro para a saúde financeira da sua instituição de ensino. Dessa forma será possível enfrentar as tão temidas crises econômicas de maneira equilibrada, e quem sabe, aproveitar uma oportunidade de expansão do seu negócio dentro do segmento da educação, mesmo em um período de queda da economia. Evitar gastos desnecessários permite a instituição tenha a sua reserva financeira essencial para momentos de instabilidade da economia, como a crise provocada pela pandemia da Covid-19. Com isso, o gestor poderá parte desses recursos para gastos emergênciais que podem acontecer a qualquer momento.

3. Ter o total controle das despesas

A folha de pagamento é uma das maiores despesas de uma empresa, e nas escolas, esta realidade não é diferente. Para manter o controle dos gastos de forma equilibrada a gestão financeira da sua instituição de ensino precisa estar sobcontrole. O Sistemas de gestão escolar integrada da Tullli permite que tarefas burocráticas e repetitivas como criar um levantamento do quadro de funcionários, possa ser executada de forma simples e prática, além disso, a nossa ferramenta permite que fosse possa diminuir os gastos com pessoal nos setores administrativos e financeiros da sua escola.

Já entendemos que escolas possuem esturas de negócio como qualquer outra atividade.  Essa compreensão faz com que o gestor deva estabelecer metas a serem atingidas, com o objetivo de melhorar os resultados da instituição de ensino como; aumentar o número de matrículas, o faturamento e reduzir a taxa de inadimplência. Tudo isso na busca pela expansão sustentável da instituição. Lembrando que metas a longo prazo requerem investimentos a longo prazo. Conhecer quais são os custos fixos e variáveis da escola, permite que o gestor possa calcular o valor que poderá ser empregado para que os objetivos da unidade escolar sejam alcançados.

4. Possuir um sistema de cobrança eficiente

Nesse quesito é importante que o gestor conheça e legislação vigente no país. De acordo com o Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, fica proibido expor o devedor ao ridículo ou submetê-lo a qualquer tipo de ameaça ou constrangimento. A punição para empresas que descumprem a lei é de três meses a um ano de prisão. Além disso, também tem o pagamento de multa. No que tange a rede privada de ensino, quando se trata dos alunos, a lei é ainda mais severa. A escola particular não pode constranger alunos por conta de dívidas e atrasos em mensalidades. O aluno inadimplente não pode sofrer nenhum tipo de pressão do estabelecimento de ensino para pagar a dívida com a escola. É o que diz a lei 9.870 de 1999, que dispõe sobre as mensalidades escolares.

Para evitar que a inadimplência venha a assombrar a saúde financeira da sua instituição de ensino é importante desenvolver um método de cobrança que seja moderno e eficiente, alinhado com as novas tecnologias fornecendo meios de pagamentos que sejam simples e de fácil acesso. Raramente a inadimplência ocorre de forma intensional. É função do gestor se antecipar e desenvolver mecanismos que dificultem essa  possibilidade, e que mesmo assim, caso ela ocorra, é importante entender o que aconteceu e disponibilizar uma forma de pagamento que caiba no bolso do seu cliente.

Logo, seja um aluno ou uma prestadora de serviço terceirizada, o setor de cobrança da sua escola precisa estar sempre atento aos procedimentos e diretrizes de cobrança. É de suma importância que o cliente inadimplente possa quitar os débitos de forma rápida, eficiente, preservando uma boa relação com a instituição de ensino.

5. Gerir o fluxo de caixa

O controle apropriado do fluxo de caixa passa pelo registro das entradas e saídas dos recursos com datas e valores. Cada saída deve estar devidamente registrada na conta da instituição escolar. A plataforma Tullli de gerenciamento financeiro facilita muito a vida do gestor. A nossa ferramenta permite a produção de relatórios para análise do fluxo de caixa, possibilitando a identificação de possíveis desperdícios de recursos, com o dinheiro dos cofres da escola.

A pessoa que esteja exercendo a função de gestor em uma instituição de ensino deve acompanhar os resultados das medidas implementadas, analisando os relatórios mensais sobre os gastos da instituição para saber se a redução de custos está sendo de fato sendo atingida. O caminho até o aumento da lucro da sua escola pode passar pela adoção de medidas simples, como o desenvolvimento de canais de comunicação via e-mail e aplicativos,  que são mais baratos que os sistemas de ligações telefônicas ou o uso mais eficiente de produtos de limpeza e materiais de escritório, visando a redução com os gastos dos materiais do dia a dia. 

6.Combater a inadimplência

Muitos fatores podem levar a inadimplência das escolas. É fundamental que o gestor escolar consiga perceber o motivo que levou o cliente a se tornar um devedor. Nas instituições de ensino as mensalidades são maiores preocupações quando o assunto é inadimplência. É preciso diferenciar os casos pontuais dos recorrentes. Pessoas tem problemas que podem comprometer sua estabilidade financeira. Mas se o atraso se tornar algo recorrente é preciso ligar o sinal de alerta.

No sistema Tullli você vai aprender meios que vão ajudar a sua escola a reduzir a taxa de inadimplência. Uma dos mecanismos mais eficientes que já vem sendo usados por uma série de negócios pelo Brasil, como academias, cursos de idioma e até mesmo clubes de futebol é o incentivo ao pagamento antecipado. Oferecer descontos para quem paga antes da data de vencimento também é uma sugestão válida. Outra ferramenta que pode fazer muita diferença na luta contra a inadimplência é  o envio de alertas por meio de mensagem de texto ou e-mails, com mensagens sobre a data de vencimento das mensalidades. Em muitos casos, o cliente acaba atrasando o pagamento por falta de financeira na organização de suas despesas, e estes alertas podem ajudar o seu cliente a manter o compromisso do pagamento da mensalidade em dia.

Gostou dessas dicas?

Se quiser saber mais entre em contato com a Tullli e fique por dentro sobre o nosso sistema de gestão escolar e como ele pode te ajudar no controle dos gastos da sua escola.